Neste artigo você traz produtos de uma planilha para o Quobo e dá entrada no estoque pelo XML da nota fiscal do fornecedor. Cada importação leva uns 3 minutos.
Há duas importações, cada uma na sua tela:
- Planilha de produtos, em "Produtos": cadastra o catálogo de uma vez, a partir de um arquivo CSV ou Excel.
- Nota fiscal (NF-e), em "Movimentações": lança como entrada os itens de uma nota de compra.
Quanto cada plano importa
- Planilha: 2 importações no plano Free, contando desde a criação da conta. No Starter, 2 por semana; elas voltam toda segunda-feira. No Pro, sem limite.
- Nota fiscal: a partir do Starter, sem limite. No plano Free, o botão "Entrada por NF-e" aparece com um cadeado e o nome do plano que libera.
Só conta a importação que você confirma. Enviar o arquivo, ver a prévia e cancelar não gastam nada, e uma importação que falha devolve a vaga. Os produtos importados respeitam o limite de produtos do plano: o que passar do limite não entra, e a linha aparece com o motivo.
Importe produtos por planilha
Antes de começar, confira a planilha:
- O arquivo é CSV ou XLSX, com até 10 MB.
- A primeira linha traz o título de cada coluna.
- Uma coluna tem o nome do produto. As outras são opcionais.
- No menu lateral, clique em "Produtos" e depois em "Importar planilha". A tela mostra quantas importações ainda restam no seu plano.
- Arraste a planilha para a área indicada ou clique em "Escolher arquivo".
- Em "Mapear colunas", diga o que cada coluna representa. Para cada "Coluna da planilha", escolha o "Campo no Quobo": "Nome", "Código de barras", "Preço de custo", "Preço de venda", "Quantidade inicial", "Estoque mínimo" ou "Descrição". A coluna "Amostra" mostra os primeiros valores para você conferir. Escolha "Não importar" para deixar uma coluna de fora.
- Se você mapeou a "Quantidade inicial" e tem mais de um estoque, escolha em "Estoque" onde essa quantidade entra.
- Clique em "Importar" com o número de produtos, por exemplo "Importar 120 produtos".
O Quobo mostra "Importando produtos" e a barra de progresso. Ao final, aparece "Importação concluída" com quantos produtos entraram. Se alguma linha não entrou, ela aparece em "Linhas que não entraram", com o motivo. Corrija na planilha e importe só essas linhas de novo.
Dê entrada por nota fiscal
- No menu lateral, clique em "Movimentações" e depois em "Entrada por NF-e".
- Arraste o XML da nota para a área indicada ou clique em "Escolher arquivo". Vale XML de NF-e ou NFC-e, com até 10 MB.
- Em "Revisar nota", confira os "Itens encontrados": são os itens da nota que o Quobo achou no seu cadastro pelo código de barras, com a quantidade e o custo unitário da nota.
- Se você tem mais de um estoque, escolha em "Estoque" o que recebe a nota. Se usa centros de custo, escolha em "Centro de custo (opcional)" a empresa que fez a compra.
- Clique em "Confirmar entrada". As entradas vão para as movimentações na hora.
- Os itens em "Itens sem cadastro" não entram no estoque ainda. Em "Cadastrar produtos da nota", confira o nome, o código de barras e a quantidade de cada um, que já vêm preenchidos com os dados da nota, e clique em "Cadastrar e dar entrada".
Ao terminar, clique em "Ver movimentações" para ver as entradas da nota.
Bom saber
- A mesma planilha ou a mesma nota não entra duas vezes. Se você enviar um arquivo que já foi importado, o Quobo avisa e não lança nada, para não duplicar o estoque.
- Os preços da planilha vão em reais, como "12,50". A quantidade inicial e o estoque mínimo vão em números inteiros.
- O produto importado com a coluna "Estoque mínimo" usa o mínimo da planilha. Veja o artigo "Saiba quando repor o estoque".
- O arquivo que você envia é apagado 7 dias depois que a importação termina. Uma importação deixada no meio, sem confirmar, é cancelada depois de 24 horas, e o arquivo dela também é apagado.
Dica
Vindo de outro sistema? Exporte o cadastro de produtos de lá em CSV ou Excel e importe a planilha como ela está. No passo de mapear colunas você diz o que cada coluna é, sem precisar mudar o arquivo.
Próximo passo
Com o catálogo e o estoque no lugar, confira se o físico bate com o sistema. Veja o artigo "Confira o estoque com uma auditoria".